Mötesrumsbokning och möteshantering är ett viktigt område i alla organisationer. Faktum är att möten är en viktig del av alla moderna organisationer. Ju större din organisation är, desto större behov av ett intelligent och effektivt möteshanteringssystem för att hantera möten och resursbokningar.

Möten är mer än att boka rätt storlek på mötesrummet och bjuda in rätt personer. Möten kan innebära cateringtjänster, fakturering och välkomnande av externa gäster i receptionen. Med den här typen av komplexitet och processer som måste löpa smidigt är desorganisering och förvirring inte bara irriterande. Det kan också kosta din organisation både tid och pengar. Utan ett strömlinjeformat system kan dessutom anställda slösa bort värdefulla timmar på att samordna detaljer, vilket leder till missade möjligheter och minskad produktivitet mellan teamen. Ett robust möteshanteringssystem hjälper till att eliminera dessa ineffektiviteter.

6 tecken på att du behöver förbättra din möteshantering

Antalet uteblivna ankomster är högt

Bokas dina mötesrum men lämnas tomma? Detta är mycket vanligt för många organisationer och de tomma rummen är inte bara obekväma – det oanvända tomma utrymmet kostar pengar och produktivitet. No-shows inträffar när en anställd glömmer att avboka mötet eller rumsbokningen. No-shows lämnar mötesrummen tomma och hindrar andra anställda från att boka de oanvända mötesrummen.

Som tur är går frustrationen över att titta på tomma mötesrum utan att kunna boka dem lösas! Det mest effektiva sättet att göra detta är att implementera ett enkelt in-/utcheckningssystem. Du kan till exempel implementera ett system som kräver att alla anställda checkar in på sitt möte i förväg. Detta kan göras från deras telefon eller en mötesrumspanel. Incheckning från en mötesrumsdisplay kan göras antingen genom en enkel beröring (utan användarautentisering) eller genom att skanna ett RFID-kort på mötesrumspanelen. Incheckning med hjälp av RFID-kortet kan också kopplas till användarautentisering. Det innebär att endast anställda som deltar i mötet kan checka in från mötesrumspanelen. Om den anställde inte checkar in kommer bokningen automatiskt att annulleras och vara gratis för andra att boka.
En stor fördel som kommer med ett ordentligt rumsboknings- och möteshanteringssystem är rapporteringsmöjligheterna. Du får tillgång till en utebliven rapport som kan genereras. Detta gör att administratörer kan analysera antalet uteblivna möten och identifiera anställda som inte dyker upp på sina möten. Lär dig mer om hur du eliminerar uteblivna ankomster med vår mobila bokningsapp eller med våra mötesrumspaneler och in-/utcheckningssystem.

Dubbelbokningar och "rumsharing"

En annan klassisk fråga på kontor är dubbelbokningar och så kallade ’room-sharks’ som upptar mötesrum som redan är bokade av andra. Dubbelbokningar kan inträffa om ditt system inte är effektivt synkroniserat på alla plattformar eller om ditt system hanteras manuellt.

'Room-shaking' blir ofta ett problem om ett bokningssystem inte är intuitivt och enkelt. Ett effektivt bokningssystem låter anställda både förboka möten och boka direkta mötesrum sömlöst. Ad hoc och spontana möten sker hela tiden. Därför är det viktigt att kunna boka ett mötesrum från telefonen eller en mötesrumspanel! Om bokningsprocessen är för komplex kommer människor ofta att undvika att boka ett rum och helt enkelt välja närmaste tomma rum – även om det kanske är bokat. Denna form av 'rumshaking' kan skapa en oprofessionell image för din organisation och leda till missförstånd.

Felleveranser av tjänster för möten

Att hantera catering- och serviceorder för dina möten kan vara svårt för ditt kök och tjänsteleverantörer. Men det behöver inte vara det! Med ett kraftfullt serviceverktyg kan du göra det enkelt för både de som bokar catering och köket som sköter beställningarna. Många organisationer kämpar med att cateringtjänster levereras till fel mötesrum. Detta beror på att mötesuppdateringar inte skickas automatiskt till köket.

En annan klassisk sak är att medarbetarna gör förändringar ända fram till mötets start. Som en effekt gör det det omöjligt för köket att leverera rätt cateringtjänster i tid. I vissa fall bokar medarbetarna till och med sina möten och cateringtjänsterna väldigt nära mötesstart vilket också gör det omöjligt för köket att planera, förbereda och leverera cateringvarorna.

För kökspersonalen är planering den viktigaste faktorn för att kunna leverera de beställda tjänsterna i rätt tid. Det är viktigt för ett kök och andra tjänsteleverantörer att sträva efter att automatisera tidskrävande och rutinmässiga uppgifter. Det kan vara uppgifter som att spåra kostnader, skriva ut produktionslistor och ta ut rapporter, koncentrera sig etc. Med rätt cateringsystem kan ditt kök lita på att systemet hanterar allt och får detaljerade rapporter som hjälper dig att planera dagen.

Långa faktureringsprocesser

Som tidigare nämnts boka ett möte består av många steg. Dessa inkluderar: bjuda in gäster, boka lämpligt mötesrum och beställa rätt cateringtjänster. Vidare behöver du ”välkommen” dina gäster i receptionen, samt förbereda och skicka fakturor. Ett möte på en timme med nödvändiga förberedelser kan ta otroligt mycket tid i anspråk.

Att hantera fakturor är ofta ett viktigt nav för organisationer. Särskilt stora företag kan ha en mycket komplex faktureringsprocess. Här kan cateringfakturor skickas fram och tillbaka mellan olika divisioner innan de godkänns. Att tillämpa ett system som automatiserar och förenklar faktureringsprocessen är något som kan hjälpa dig att spara mycket tid och pengar.

Personalen i receptionen är inte informerad om besökare

Ett bra första intryck är allt, och din receptionspersonal är den första kontaktpunkten för dina besökare. Om dina besökare möts av en receptionist som inte är medveten om att de kommer eller måste ringa runt för att informera rätt personer om gästerna, kan den första kontakten vara oprofessionell och förvirrande.

Föreställ dig att dina besökare checkar in på din besöksskärm och omedelbart får den information de behöver – ett utskrivet besökskort, en Wi-Fi-kod, vägbeskrivningar till deras utsedda mötesrum och ett automatiskt SMS och/eller e-postmeddelande som skickas till deras värd som meddelar dem om besöket. Inget mer krångel för dina besökare eftersom de inte behöver svara på frågor om vem de besöker, vilket möte de deltar på osv.

Med ett fantastiskt besökshanteringssystem kan du få dina besökare att känna sig välkomna och välinformerade och ge dem ett professionellt första intryck av din organisation. Samtidigt kan du förbättra produktiviteten för din receptionspersonal som inte behöver checka in besökare manuellt och guida runt besökare.

Saknar insikter om hur du använder kontorsutrymmen

Baserar du dina beslut på magkänsla istället för data? Har du ingen överblick över hur din kontorsyta används? Att inte ha rätt data kan hindra dig från att få ut det mesta av ditt kontor. Att lära sig vilka mötesrum som alltid är bokade, vilka som alltid är tomma och vilka skrivbord och resurser som efterfrågas kan ge dig stor insikt i hur du potentiellt kan utöka eller organisera din kontorsmiljö.

Att få den information du behöver gör att du kan fatta välgrundade beslut om ditt idealiska antal mötesrum, deras optimala kapacitet och resurskraven för ditt möteshanteringssystem.

Om du känner igen någon av dessa faktorer i din organisation och ser en potential att förbättra ett eller flera av dessa områden är du välkommen att kontakta oss eller boka ett möte om vad vi kan göra för din organisation.