våra besökare kommer förhoppningsvis tillbaka för ett nytt besök! Detta händer när de har haft ett bra möte, ett bra samtal och ett bra första, andra eller tredje intryck. Dina besökare efterfrågar din tjänst eller produkter eftersom dina är bättre än dina konkurrenter. Eller så kände sig besökaren förstådd och uppskattad före, under och efter besöket. Vi vet att kundservice är viktigt och de flesta av oss kommer att göra mycket för att våra besökare ska finnas kvar. När allt kommer omkring är det mer sannolikt att glada besökare blir lojala kunder och ambassadörer för ditt varumärke. Med tanke på detta har vi skapat en inspirationslista som består av fem steg. Dessa beskriver hur du välkomnar dina besökare på bästa och mest fördelaktiga sätt.

Säg "Hej" till dina besökare i förväg.

När du har bjudit in en besökare till ett möte och besökaren har tackat ja har du stor möjlighet att ta kontakt och guida innan mötet ens startar.

Fyra små tips som kan ge dina besökare värdefull information:

  • Skicka ut en agenda till din besökare. Om man gör det är det väldigt tydligt för besökaren vad man kan förvänta sig av mötet och de kan förbereda sig i förväg.
  • Var medveten om att besökaren kanske inte har varit på besök tidigare. Var omtänksam och skicka dem adressen till byggnaden och vägbeskrivningen både med bil, buss och cykel.
  • Behöver besökaren gå till en specifik våning för att registrera sig? Och vad heter receptionisten som kommer att välkomna besökaren? Till exempel: Anna Petersen välkomnar dig till receptionen och ger dig ditt besökskort.
  • Äntligen kommer det att tas emot mycket professionellt om en QR-kod skickas till besökaren i förväg för att kunna logga in eller öppna entrén.

Du kanske inte tror att den här informationen skapar värde, men besökaren har nu bästa möjliga överblick över vad de kan förvänta sig när de kommer.

Hej "För- eller efternamn" det är verkligen trevligt att träffa dig.

Ge ett varmt och trevligt välkomnande till dina besökare. Visa dem att du har förberett och är redo att möta dem genom att hänvisa till dem med deras namn. Att använda namnet på besökaren är ett enkelt sätt att få besökaren att känna sig välkommen.

Tryckta besökskort – Vi är redo att möta dig.

Automatisk och enkel utskrift av besökskort är nyckeln! Det underlättar receptionisternas arbete och gör att gästerna känner sig väl mötta. Ditt företag kommer att ses som väl förberett och professionellt, vilket ger gästen en känsla av att allt här är välorganiserat.

Registrera dig & "din värd kommer".

Om gästen registrerar sig på en receptionsmonitor eller i receptionen ska gästen få beskedet att värden är på väg och redo att möta dem. Det är inte viktigt om meddelandet skapas automatiskt på monitorn eller personligen i receptionen. Det viktiga är att få ut budskapet och låta besökaren veta vad som kommer att hända härnäst i detta "besökarflöde".

Ha en trevlig dag och ett uppföljande mail.

Vi är säkra på att du kommer ihåg att önska dina besökare en trevlig dag efter ett möte, men kommer du ihåg att skicka ett uppföljningsmail?

Oavsett om det var ett kund-, partnermöte, en anställningsintervju eller något annat så är efterfasen lika viktig som själva mötet. I efterfasen kan du påverka dina besökares upplevelse. Du kan till och med hjälpa och vägleda dem genom processen, de kan vara involverade i.

Vissa kanske glömmer vikten av denna fas, men i denna fas kan du hålla fast vid kunderna, behålla kommunikationen till en framtida partner eller bara ge besökarna ytterligare en anledning att rekommendera dig till andra.

Vi hoppas att dessa 5 steg gav dig lite inspiration till hur ditt företag kan få dina besökare att känna sig ännu mer välkomna.

I våra gratis e-böcker kan du läsa mer om besökshantering och mycket mer.

Vad vi gör

På Fischer & Kerrn tillhandahåller vi Visitor Management Software som en modul i vår CONCIERGEBOKNING, vilket hjälper till att frigöra tid för din receptionspersonal och gör det lättare för dem att leverera ett professionellt välkomnande som skapar glada besökare från det ögonblick de anländer.

Fördelar med programvara för besökshantering:

  • Besöksregistrering
  • Förbokning av besökare
  • Meddela värd
  • Besökskort
  • Evakueringsrapport
  • Integrerad i passersystem

Om du är intresserad av att veta hur Fischer & Kerrn Programvara för besökshantering kan ge ditt företag en fantastisk besöksöversikt, skapa glada besökare och spara både tid och pengar, vänligen meddela oss så ordnar vi ett möte.