Mødelokalebooking og mødeledelse er et vigtigt område i enhver organisation. Faktum er, at møder er en væsentlig del af enhver moderne organisation. Jo større din organisation er, jo større er behovet for et intelligent og effektivt mødestyringssystem til at håndtere møder og ressourcebookinger.

Møder er mere end at bestille den rigtige størrelse på mødelokalet og invitere de rigtige mennesker. Møder kan involvere catering, fakturering og at byde eksterne gæster velkommen i receptionen. Med denne form for kompleksitet og processer, der skal køre glat, er uorganisering og forvirring ikke bare irriterende. Det kan også koste din organisation både tid og penge. Uden et strømlinet system kan medarbejderne desuden spilde værdifulde timer på at koordinere detaljer, hvilket fører til forpassede muligheder og reduceret produktivitet på tværs af teams. Et robust mødestyringssystem hjælper med at eliminere disse ineffektiviteter.

6 tegn på, at du skal forbedre din mødeledelse

Din udeblivelsesprocent er høj

Bliver dine mødelokaler booket, men efterladt tomme? Dette er meget almindeligt for mange organisationer, og de tomme lokaler er ikke bare ubelejlige – den uudnyttede tomme plads koster penge og produktivitet. No-shows sker, når en medarbejder glemmer at aflyse mødet eller værelsesbestillingen. Udeblivelserne lader mødelokalerne stå tomme og forhindrer andre medarbejdere i at booke de ubrugte mødelokaler.

Heldigvis kan frustrationen ved at se på tomme mødelokaler uden at kunne booke dem løses! Den mest effektive måde at gøre dette på er ved at implementere et simpelt check-in/check-out system. Du kan fx implementere et system, der kræver, at alle medarbejdere checker ind til deres møde på forhånd. Dette kan gøres fra deres telefon eller et mødelokalepanel. Indtjekning fra et mødelokaledisplay kan enten ske ved et enkelt tryk (uden brugergodkendelse) eller ved at scanne et RFID-kort på mødelokalets panel. Indtjekning ved hjælp af RFID-kortet kan også tilsluttes brugergodkendelse. Det betyder, at kun medarbejdere, der deltager i mødet, kan tjekke ind fra mødelokalets panel. Hvis medarbejderen ikke tjekker ind, vil reservationen automatisk blive annulleret og være gratis for andre at booke.
En stor fordel, der følger med et ordentligt værelsesbooking og mødestyringssystem, er rapporteringsmulighederne. Du får adgang til en udeblivelsesrapport, der kan genereres. Dette giver administratorer mulighed for at analysere antallet af udeblivelser og identificere medarbejdere, der ikke møder op til deres møder. Lær mere om, hvordan du eliminerer udeblivelser med vores mobile bookingapp eller med vores mødelokalepaneler og check-in/check-out system.

Dobbeltbookinger og 'rumsharing'

Et andet klassisk problem på kontorer er dobbeltbookinger og såkaldte ’room-sharks’, der indtager mødelokaler, der allerede er booket af andre. Dobbeltbookinger kan forekomme, hvis dit system ikke er effektivt synkroniseret på alle platforme, eller hvis dit system administreres manuelt.

'Room-shaking' bliver ofte et problem, hvis et bookingsystem ikke er intuitivt og nemt. Et effektivt bookingsystem lader medarbejderne både forudbestille møder og booke øjeblikkelige mødelokaler problemfrit. Ad hoc og spontane møder sker hele tiden. Derfor er det essentielt at kunne booke et mødelokale fra telefonen eller et mødelokalepanel! Hvis bookingprocessen er for kompleks, vil folk ofte undgå at booke et værelse og blot vælge det nærmeste tomme værelse – også selvom det måske er booket. Denne form for 'room-shaking' kan skabe et uprofessionelt image for din organisation og føre til misforståelser.

Forkerte leveringer af ydelser til møder

Håndtering af catering- og serviceordrer til dine møder kan være svært for dit køkken og serviceudbydere. Men det behøver det ikke at være! Med et kraftfuldt serviceværktøj kan du gøre det nemt for både de personer, der booker forplejningen, og køkkenet, der klarer ordrerne. Mange organisationer kæmper med, at cateringydelser bliver leveret til det forkerte mødelokale. Dette sker, fordi mødeopdateringer ikke sendes automatisk til køkkenet.

En anden klassisk ting er, at medarbejderne foretager ændringer lige op til mødernes start. Som en effekt gør det det umuligt for køkkenet at levere de rigtige cateringydelser i tide. I nogle tilfælde booker medarbejderne endda deres møder og cateringydelserne meget tæt på mødestart, hvilket også gør det umuligt for køkkenet at planlægge, forberede og levere forplejningen.

For køkkenpersonale er planlægning den vigtigste faktor for at kunne levere de bestilte ydelser på det rigtige tidspunkt. Det er vigtigt for et køkken og andre serviceudbydere at stræbe efter at automatisere tidskrævende og rutinemæssige opgaver. Det kan være opgaver som at spore omkostninger, udskrive produktionslister og udtage rapporter, koncentrere sig osv. Med det rigtige cateringsystem kan dit køkken stole på, at systemet styrer alt og får detaljerede rapporter til at hjælpe med at planlægge dagen.

Langvarige faktureringsprocesser

Som tidligere nævnt består booking af et møde af mange trin. Disse omfatter: at invitere gæster, bestille det passende mødelokale og bestille de rigtige cateringydelser. Ydermere skal du "byde" dine gæster velkommen i receptionen, samt udarbejde og sende fakturaer. Et møde på én time med den nødvendige forberedelse kan tage utrolig lang tid.

Håndtering af fakturaer er ofte et kritisk knudepunkt for organisationer. Især store virksomheder kan have en meget kompleks faktureringsproces. Her kan cateringfakturaer blive sendt frem og tilbage mellem forskellige afdelinger, inden de bliver godkendt. At anvende et system, der automatiserer og letter faktureringsprocessen, er noget, der kan hjælpe dig med at spare en masse tid og penge.

Receptionspersonale bliver ikke informeret om besøgende

Et godt førstehåndsindtryk er alt, og dit receptionspersonale er det første kontaktpunkt for dine besøgende. Hvis dine besøgende bliver mødt af en receptionist, der ikke er klar over, at de kommer, eller skal ringe rundt for at fortælle de rigtige personer om gæsterne, kan den første kontakt være uprofessionel og forvirrende.

Forestil dig, at dine besøgende tjekker ind på din besøgendes skærm og øjeblikkeligt får de oplysninger, de har brug for – et udskrevet besøgskort, en Wi-Fi-kode, rutevejledning til deres udpegede mødelokale og en automatisk sms og/eller e-mail sendt til deres vært, der underretter dem om besøget. Ikke mere besvær for dine besøgende, da de ikke skal svare på spørgsmål om, hvem de besøger, hvilket møde de deltager i osv.

Med et fantastisk besøgsstyringssystem kan du få dine besøgende til at føle sig velkomne og velinformerede og give dem et professionelt første indtryk af din organisation. Samtidig kan du forbedre produktiviteten for dit receptionspersonale, som ikke skal manuelt checke besøgende ind og guide besøgende rundt.

Manglende indsigt i dit kontorbrug

Baserer du dine beslutninger på mavefornemmelse i stedet for data? Har du ikke overblik over, hvordan dine kontorlokaler bliver udnyttet? Hvis du ikke har de korrekte data, kan det forhindre dig i at få mest muligt ud af din kontorplads. At lære, hvilke mødelokaler der altid er booket, hvilke der altid er tomme, og hvilke skriveborde og ressourcer der er i høj kurs, kan give dig stor indsigt i, hvordan du potentielt kan udvide eller organisere dit kontormiljø.

At få de oplysninger, du har brug for, sætter dig i stand til at træffe informerede beslutninger om dit ideelle antal mødelokaler, deres optimale kapacitet og ressourcekravene til dit mødestyringssystem.

Hvis du genkender nogle af disse faktorer i din organisation og ser et potentiale for at forbedre et eller flere af disse områder, er du velkommen til at kontakt os eller book et møde om, hvad vi kan gøre for din organisation.